Contact Form

Name

Email *

Message *

Etika Menulis dan Mengirim Email

LowKer Sulawesi
Dalam menulis dan mengirim email (surat elektronik) yang merupakan salah satu cara berkomunikasi dengan orang lain juga membutuhkan etika, tata cara dan sopan santun.

Berikut ini yang perlu diperhatikan dalam menulis email :


Subject
Hal pertama yang harus diperhatikan dalam menulis email adalah subjek email. Sebaiknya subjek email dibuat ringkas namun cukup deskriptif. Demi menyita perhatian penerima, gunakan pula bahasa yang menarik.

Gunakan salam pembuka
Membuat email juga perlu menggunakan bahasa etika, meskipun orang yang kita ajak komunikasi adalah orang dekat atau teman sekantor. Terkadang kita mengirimkan email kepada teman sekantor atau pimpinan di kantor asal saja mengirim. Seperti saat atasan atau teman kerja meminta kita mengirimkan foto atau gambar, jangan hanya mengirim file attachment-nya begitu saja. Minimal ada bahasa pengantar yang digunakan.

Gunakan bahasa yang baik dan benar
Tata bahasa bisa menunjukkan kepandaian seseorang. Untuk itu, pastikan tata bahasa yang mereka gunakan tepat ketika menulis email kantor. Hal ini penting dilakukan agar pesan yang ingin disampaikan tidak salah. Untuk itu, disarankan agar menulis email singkat dan rapi. Susun pula kalimat-kalimat Anda ke dalam paragraf yang tidak terlalu panjang.

Kenali istilah-istilah dalam bahasa kini
Penggunaan istilah-istilah sah-sah saja yang penting penerima mengerti istilah-istilah tersebut, seperti :
ASAP (As Soon As Possible) yang artinya: secepat mungkin. Biasanya dipakai jika kita meminta klien atau anak buah mengirimkan laporan atau data yang perlu waktu secepatnya.
FYI (For Your Information), biasanya dipakai saat kita melaporkan sesuatu atau orang lain mengirimkan informasi yang mungkin saja penting untuk kita.
CMIIW (Correct Me If I'm Wrong/Mohon dikoreksi jika saya salah), biasanya kita pakai untuk membuat laporan kepada atasan atau klien/mitra. Jadi jika Anda mengirim sebuah email berisi informasi atau data, sertakan CMIIW.
Dan masih banyak lagi istilah lain.

Biasakan men-CC email keluar pada atasan kita
Jangan lupa dan biasakan selalu men-CC atau mengirimkan tembusan email keluar perusahaan atau kepada orang lain terkait pekerjaan pada atasan kita. Hal ini agar atasan kita bisa memantau kemana saja kita berkomunikasi dan atasan kita juga akan menerima balasan dari klien jika email tersebut dibalas.

Lampiran
Perhatikan lampiran, usahakan lampiran tidak besar ukuran filenya agar email cepat dikirim maupun diterima dan lampiran cepat di-upload maupun di-download. Hal ini akan menghemat waktu dan kuota internet. Biasakan mengkompres file agar lebih ringan.

Background
Memang tampilan email akan cantik, tapi apakah perlu? Apakah tidak berpengaruh saat kita membaca email karena jika background terlalu ramai kemungkinan akan menyulitkan kita membaca email. Selain itu berpengaruh pada kecepatan saat mengirim atau menerima email.

Gunakan salam penutup dan tanda tangan
Biasakan menulis "Best Regards”, “Terima Kasih” dan lain-lain di atas tanda tangan atau kartu nama virtual. Hal itu biasanya diperlukan saat kita mengirimkan email kepada klien atau mitra. Selain itu juga sebagai pertanggungjawaban secara fisik (alamat lengkap).

Agar Anda tidak menyalahi aturan menulis email kerja, bacalah ulang tulisan sebelum dikirim. Jika perlu, kirim tulisan tersebut kepada seorang rekan untuk diperiksa terlebih dahulu. Demikian yang bisa kami sampaikan, semoga bermanfaat.
Previous
Next Post »
0 Komentar